Startpagina  | Terug  |   © 2006
 
 

Opleiden voor de verandering

Binnen elke projectmatige aanpak voor het migreren van een infrastructuur, het implementeren van een nieuw systeem of het aanpassen van de organisatie is veel ruimte vrijgelaten voor een verantwoorde implementatie. Implementeren wil zeggen dat men zorg draagt voor een succesvolle ingebruikname van een voorgenomen verandering. Goed implementeren zorgt ervoor dat uw organisatie daadwerkelijk rendement kan halen uit de vaak grote investering die gemoeid zijn met migraties en implementaties van systemen.

Helaas blijkt in de praktijk vaak dat toch in meer of mindere mate onvoldoende aandacht wordt geschonken aan de implementatie. Zelfs in de meest professionele organisaties komt het voor dat een implementatie slechts wordt ondersteund door communicatie. Door slechts een goede communicatie kan men individuen echter niet tot verandering bewegen. In feite moet men de uitdaging eerder driedimensionaal aangaan:

Fig.1 – Drie dimensies van verandering

De drie dimensies zijn als volgt te omschrijven:

  1. Willen – Men moet bereid zijn tot een verandering
  2. Weten – Men moet op de hoogte zijn van de verandering
  3. Kunnen – Men moet in staat zijn tot veranderen

De drie dimensies zijn toepasbaar op de gehele organisatie, zowel intern als eventueel ook extern:

  1. Het bedrijf en haar partners en klanten die door de verandering worden beïnvloed
  2. De afdeling en haar omgeving die door de verandering worden beïnvloed
  3. De individuele medewerker en zijn/haar omgeving die door de verandering worden beïnvloed.

Het tot stand brengen van een verandering kenmerkt zich vrijwel altijd door de volgende fasering:

Er is sprake van weerstand, angst of zelfs onwil (Anxiety) om een geplande verandering te ondersteunen. Dit is heel natuurlijk. Veel mensen zijn van nature conservatief. Verandering brengt immers onrust. Verandering betekent dat energie gebruikt moet worden. Verandering kan ook betekenen dat een comfortabele situatie uit balans wordt gebracht.

Als eerst moeten mensen dan ook geïnformeerd worden. De eerste en grootste weerstanden moeten weggenomen worden. Wat is er nu echt aan de hand? Wat verandert er voor de betrokkenen? Waarom zijn deze veranderingen noodzakelijk? De doelstelling in deze fase moet zijn om interesse te wekken.

Als mensen uiteindelijk geïnteresseerd (Interest) zijn, dan staat men in elk geval open voor communicatie. Dat is belangrijk, want zonder een ontvankelijke ontvanger is het succesvol verzenden van een boodschap onmogelijk. Zonder interesse, waarbij er nog wel weerstand kan zijn, is interactie niet mogelijk. Als er geen interactie mogelijk is, wordt het bieden van onderwijs erg moeilijk.

Door te onderwijzen, door mensen te laten leren (Educate) kan men betrokkenen kennis, inzichten, vaardigheden en een bepaalde attitude laten verwerven. Voor een succesvolle verandering is het noodzakelijk dat de betrokkenen inzien wat de benefits zijn voor het tot stand brengen van een verandering, of wat de gevolgen zijn voor het verhinderen van een verandering.

Uiteindelijk zullen alle betrokkenen moeten beslissen (Decision) om de verandering te ondersteunen en erin mee te gaan. Deze beslissing moet expliciet en op individuele basis genomen worden, aangezien dit echt het keerpunt in het veranderingstraject is. Een intrinsieke motivatie moet hieraan bij voorkeur ten grondslag liggen. Dit is het moment waarop de verandering ingezet kan worden. Het succes van de verandering is echter ook afhankelijk van de volgende stappen uit het traject.

De volgende fase betreft namelijk het ondersteunen (Support) van alle betrokkenen bij de eerste stappen na een verandering. Feedback, ondersteuning, mentoring: de betrokkenen moeten op weg geholpen worden. Ook voor de initiators van de verandering is het in deze fase cruciaal dat er sprake is van interactie met alle betrokkenen om te kunnen verifiëren of de verandering succesvol wordt doorgezet.

Door de verandering in praktijk te brengen en zelf actief betrokken te zijn, moeten de deelnemers aan het veranderingstraject uiteindelijk zelfgemotiveerd zijn (Self motivation) om de verandering verder te ondersteunen. De mate van expliciete support kan verminderen naarmate de zelfmotivatie bij betrokkenen groeit.

Door het belonen (Reward) van goede inzet en resultaten op een relevante wijze, kan men de zelfmotivatie zelfs doen groeien tot enthousiasme. Het volledig doorlopen van het veranderingtraject leidt dan uiteindelijk tot succes!

In onderstaande figuur is het veranderingstraject schematisch weergegeven. Ook voor migratietrajecten en implementatietrajecten stellen we voor de verandering tot stand te brengen door het plannen van de volgende activiteiten:

Informeren - Het aankondigen en beargumenteren van de verandering
Onderwijzen - Het laten verkrijgen van kennis, inzicht, vaardigheden en attitude
Veranderen ­ Het uitvoeren van implementatie of migratie
Ondersteunen - Het leveren van ondersteuning vlak na de verandering
Belonen - Het verzorgen van feedback op individuele verandering

Fig. 2 - AIDSS

Training en opleiding zijn van toepassing op elke fase uit het AIDSS-model. Een goed uitgebalanceerd trainingsproject zal daadwerkelijk zorg dragen voor optimalisatie van het rendement.


Deze tekst is samengesteld door Management Start.
(c) 2006

Reageer op dit artikel...