Startpagina  | Terug  |   © 2006
 
 

Tijd besteden aan aanbesteden?

Werkverschaffing

Elke verkoper of inkoper komt er vroeg of laat mee in aanraking: de aanbesteding. Gedwongen door Europese regels, door omstandigheden of door de directie, storten de inkopende en verkopende partij zich in het arbeidsintensieve proces rondom een bestek, een programma van eisen of een ander officieel document van ogenschijnlijk grote waarde. Vooral de overheidsgerelateerde, Europese, aanbestedingen zijn vaak een bron van irritatie en ergernis voor iedereen die met dit proces te maken heeft. Zelfs de winnende partij is na zo'n aanbesteding zelden enthousiast over de gevolgde procedure.

De redenen voor aanbesteden door overheidsdiensten zijn nobel: iedere relevante marktpartij moet in staat worden gesteld om in aanmerking te komen voor de besteding van publiek geld aan een product of dienst. Men moet voorkomen dat deals worden gesloten in achterkamers waarbij de inkopende ambtenaren soms ook nog eens met oneigenlijke methoden worden gemotiveerd om opdrachten te gunnen. Door een openbare aanbesteding kan iedereen die gekwalificeerd is de betreffende opdracht verwerven. Door de concurrentie die zo ontstaat, wordt bovendien voorkomen dat onnodig hoge prijzen voor de te leveren producten of diensten worden betaald. Prachtig toch, zoīn geformaliseerd inkoopproces?

De praktijk blijkt helaas weerbarstig. Te vaak komt het voor dat het proces omslachtig, bureaucratisch, inefficiŽnt of zelfs oneerlijk verloopt. We noemen een aantal veel voorkomende ergernissen:

  1. De kwalificerende eisen die aan aanbieders worden gesteld zijn dermate hoog, dat slechts een zeer beperkt deel van de branche de opodracht kan verwerven. De oorzaak ligt vaak in een bovenmatige nadruk op continuÔteit in het bestek. In sommige gevallen wordt de lat echter onnodig hoog gelegd. Het is dan ook wat cynisch om te moeten constateren dat een overheid die roept dat ondernemerschap gestimuleerd moet worden, zelf actief meewerkt aan het verkleinen van de kansen van startende en kleinere ondernemers.
  2. In veel aanbestedingsprocedures wordt meer nadruk gelegd op de vorm dan op de inhoud. Er wordt voor aanbiedingen een dermate strak keurslijf voorgeschreven, dat er nauwelijks nog ruimte is om echt een onderscheidend aanbod in te dienen. De prijs is dan vaak het enige echt onderscheidende criterium.
  3. In veel procedures wordt onnodig veel zekerheid en bescherming gevraagd. Er moeten soms tientallen handtekeningen worden geplaatst, vele documenten worden bijgevoegd en talloze verklaringen worden afgelegd. Het gaat vaak vooral om het afdichten van risico's.
  4. De beoordelingsprocedure verloopt veelal ondoorzichtig en onduidelijk. Soms is er een helder beoordelingskader. Soms ook niet. Vaak gaat het om de 'economisch meest voordelige aanbieding', een term die op vele manieren interpreteerbaar is. Voor verliezende aanbieders is het achteraf lastig inschatten wat men nu anders had moeten doen om wel succesvol te zijn.

Ongetwijfeld herkent u een aantal van deze punten. Het is soms ronduit stuitend om te zien hoe sommige openbare aanbestedingsprocedures door overheidsinstanties worden uitgevoerd. Het vereenvoudigen van de procedures rondom Europese aanbestedingen zou onze economie jaarlijks wel eens miljoenen Euro's kunnen besparen.

Enkele tips...

Helaas kunnen we niet zonder aanbestedingen. Het is terecht dat de Overheid tracht transparantie te beiden in haar inkoopproces. Het is echter wijs om als aanbiedende partij goed na te denken over de wijze waarop men met aanbestedingen omgaat. We doen u hierbij een aantal aanbevelingen.

Maak vooraf een goede inschatting van uw kansen. Heeft u al een relatie met het aanbestedende departement? Voldoet u aan de toelatingseisen? Verwacht u dat veel van uw concurrenten zich zullen inschrijven? Kunt u zich in voldoende mate onderscheiden? Kunt een een voldoende 'scherpe' aanbieding doen? Inschrijven op een aanbesteding is arbeidsintensief. Het gaat om een investering. Bedenk vooraf goed wat het rendement van deze investering kan zijn.

Werk doelgericht en projectmatig. Stel een 'bid manager' aan die het proces bewaakt en die ervoor zorgt dat het aanbestedingsdocument volledig is en aan alle gestelde eisen voldoet. Zorg ervoor dat iedereen goed bij het project wordt betrokken en tijdig zijn of haar bijdrage aanlevert.

Laat in uw aanbieding zien dat u zich in de situatie van de opdrachtgever heeft verdiept. Het is niet voldoende om alle punten van het bestek 'netjes afgewerkt' te hebben. De aanbestedende partij zal op zoek zijn naar een aanbieder die laat zien het belang van de opdracht te begrijpen en die laat zien in staat te zijn om verantwoord met de belangen van de betrokkenen om te springen.

Zorg ervoor dat uw aanbieding professioneel oogt en voldoende opvallend is. U moet concurreren met misschien wel tientallen concurrenten. Besteed dus niet alleen aandacht aan de inhoud, maar zeker ook aan de uitstraling van uw aanbieding.

Als u vaak op aanbestedingen inschrijft, zorg er dan voor dat centraal op uw netwerk veelgevraagde informatie en documenten beschikbaar zijn. Denk daarbij aan verklaringen, tekstfragmenten, bewijsstukken, etc. Het verkrijgen van deze informatie en documenten neemt vaak veel tijd in beslag. Stel desnoods iemand aan die erop toeziet dat de documentatie actueel is.

Leer van uw ervaring. Vraag feedback aan de beoordelende partij. Probeer de kwaliteit van aanbiedingen telkens te verbeteren en probeer het proces zo effeciŽnt mogelijk in te richten.

Als u een of meer kavels toegewezen hebt gekregen, zorg dan voor een kwalitatief goede uitvoering van de opdracht en probeer vooral een goede relatie met uw opdrachtgevers op te bouwen. Wellicht ligt dan uw visie ten grondslag aan toekomstige aanbestedingen!


Deze tekst is samengesteld door medewerkers van Management Start.

Reageer op dit artikel...