Startpagina  | Terug  |   © 2007
 
 

Boekhoudschandalen begrijpen en voorkomen

De ervaring leert ons...

Boekhoudschandalen als ENRON, Worldcom en Ahold, maar ook kleinere en onbekendere incidenten, hebben ons geleerd dat cijfers niet alles zeggen. Rapportages zijn een abstracte en manipuleerbare weergave van de werkelijkheid. De genoemde incidenten hebben geresulteerd in een heel scala aan initiatieven en wetswijzigingen die moeten leiden tot meer transparantie en eenduidigheid. Door middel van wetten, standaarden en richtlijnen (SOX, IFRS, Tabaksblat) proberen de overheid en de financiŽle wereld het blazoen weer enige glans te bezorgen. Tot het volgende schandaal zich aandient, kunnen we allemaal rustig de illusie koesteren dat alles in de hand is en dat aandeelhouders geen vrees hoeven te hebben dat er onaangename verrassingen opduiken bij een goede accountantscontrole of als een klokkeluider het aandurft zijn geluid te laten horen.

De huidige maatregelen bestaan vaak uit regels en richtlijnen die gewenst gedrag moeten bewerkstelligen en bovendien is vastgelegd dat mensen die deze regels niet naleven en dus ongewenst gedrag vertonen, streng gestraft zullen worden. Per definitie weten we dan nu al direct dat de succeskans van al deze maatregelen beperkt zal zijn en dat het wachten is op het moment dat door de mazen van de wet- en regelgeving allerlei incidenten zullen glippen.

Gelegenheid maakt de dief

Het probleem bij het voorkomen en bestraffen van ongewenst gedrag is dat we niet per definitie ook gewenst gedrag stimuleren. Het is echter onzinnig om mensen te belonen als de boeken kloppen, maar de cijfers desastreus zijn. Het is alsof je een kind beloont omdat het een slecht rapport wel netjes thuis laat zien. We weten echter wel wat er gebeurt als we het kind te hard straffen: de volgende keer zal het kind het rapport liever niet laten zien en wellicht alle 'eentjes in het water laten zwemmen' (kent u die oude mop nog?). Wat doen we in zo'n geval? De meeste ouders zullen zeggen dat ze hun kind zullen stimuleren om beter de best te doen en deze inzet, ongeacht het resultaat, te belonen. We sturen op het proces en proberen zo de kans op een goed resultaat te optimaliseren. We snappen dat goede rapportcijfers niet vanzelf komen en dat het onzinnig is om een kind met een slecht rapport te straffen als het wel echt zijn best heeft gedaan. Logisch toch? Als we het kind alleen op resultaten aanspreken en daarbij vooral veel en streng straffen, dan is het te verwachten dat het kind eens zal gaan frauderen.

Voor aandeelhouders is dat vaak niet zo logisch. Aandeelhouders willen vooral resultaat in de vorm van rendement en bedrijfscontinuÔteit. Bij slechte resultaten worden aandelen van de hand gedaan en worden de verantwoordelijke managers naar huis gestuurd. Als de hele organisatie op deze wijze wordt aangestuurd, dan lijkt een motief voor fraude geboren en als er dan ook nog eens de gelegenheid is...

Om schandelen te voorkomen en fraude te bestrijden, lijkt het echter niet afdoende om mensen alleen de gelegenheid te ontnemen. Zeker, het zal helpen. Maar mooier is het nog als we de aanleiding voor dubieuze praktijken weg kunnen nemen. De meeste mensen zijn van nature niet slecht. Maar de gelegenheid maakt van hen soms een dief. Een kleine minderheid is onverbeterlijk en zal zonder mores voor eigen gewin alles doen en niets nalaten. Maar in de meeste gevallen lijkt het dus handig om te weten wat het motief voor fraude kan zijn. Wat wil men met de fraude bereiken? Is men uit op geldelijk gewin? Wil men strafmaatregelen voorkomen?

Voorkomen is beter dan genezen

Als in uw organisatie omzetfraude wordt gepleegd, dan bent u zelf medeverantwoordelijk. U heeft op zijn minst gelegenheid geboden en waarschijnlijk heeft u een rol gespeeld in de aanleiding van het ongewenste gedrag. Verschuil u niet achter regels en pak uw verantwoordelijkheid. Neem bijvoorbeeld de volgende tips ter harte.

  1. Stuur niet alleen op resultaat, maar verdiep u ook in het proces. U krijgt meer inzicht in de mogelijkheden voor een positief resultaat en u vergroot de binding met uw managers, die dit vertrouwen minder snel zullen willen beschamen.
  2. Heb niet alleen waadering voor goede resultaten, maar ook voor goede inzet. Als het resultaat tegenvalt, kan het best zijn dat toch een optimaal resultaat bereikt is.
  3. Geef geen gelegenheid. Zorg dat uw ogen en oren open zijn. Gebruik meerdere informatiebronnen. Zorg voor meerdere contactpersonen bij bedrijfsonderdelen. Doe een cross-check van communicatie en rapportage. Voorkom een 'single point of failure'.
  4. Communiceer frequent en niet alleen op basis van cijfers, maar ook op kwalitatieve aspecten. Lijken de cijfers de situatie echt goed weer te geven? Vraag bijvoorbeeld regelmatig een balans op en kijk naar de liquiditeitspositie en naar debiteuren en crediteuren. Kloppen de ratio's met de kwalitative rapportage van het bedrijfsonderdeel?
  5. Voorkom buitensporig gewin voor individuele medewerkers als dit niet in lijn is met hun eigen bijdrage aan de organisatie.
  6. Maak duidelijke afspraken over autorisaties voor facturering, rapportages etc.
  7. Leg duidelijk dat de controllers in uw organisatie een onafhankelijke positie hebben en dat zij zelf een eigen verantwoordelijkheid hebben ten aanzien van de deugdelijkheid van financiŽle processen. Spreek onomstotelijk af in welke situaties de directie direct en onvoorwaardelijk op de hoogte gebracht moet worden.

Mensen zijn niet onfeilbaar en niet altijd eerlijk. Niet alles valt in regels te vatten. Open deuren zegt u? U heeft gelijk. Maar benut u deze openingen ook?


Deze tekst is samengesteld door Management Start.

Reageer op dit artikel...