Startpagina  | Terug  |   © 2007
 
 

Tips voor een succesvolle beurs!

Gaan we wel of niet op die beurs staan? De investering is vaak groot en het rendement niet altijd inzichtelijk of overtuigend aanwezig. Maar hoe zorg je dat je in elk geval het rendement van aanwezigheid op een beurs of een soortgelijk evenement optimaliseert? Wat kun je doen om in elk geval zo succesvol mogelijk te zijn? We zetten een aantal praktische tips voor u op een rij:

Voorafgaand aan het evenement...

Bepaal vooraf wat u wilt bereiken:
U kunt om veel redenen aan een beurs of soortgelijk evenement deelnemen. Wellicht wilt u nieuwe klanten vinden? Of wilt u de beurs gebruiken om de relatie met enkele suspects en prospects te versterken? Misschien zoekt u nieuwe partners of leveranciers? Of wilt u enkel uw imago bevestigen en versterken? Of heeft u een nieuw product dat gelanceerd moet worden? Probeer vooraf te bepalen waarom u op de beurs aanwezig wilt zijn en wat u met de beurs wilt bereiken. Dat bepaalt immers uw verdere beslissingen ten aanzien van de beurs.

Verifieer de doelgroep:
U weet wat u wilt bereiken. Weet u wel zeker dat de juiste doelgroep op de beurs aanwezig zal zijn? Doe vooraf enige onderzoek. Het komt helaas vaak voor dat op een evenement niet het publiek verschijnt dat u vooraf verwacht.

Bepaal uw uitstraling en uw boodschap:
U kent uw doelstellingen en uw doelgroep. Denk vervolgens goed na over de manier waarop u zich op de beurs wilt presenteren en welke boodschap u wilt verzenden. Probeer het uiterlijk en de inrichting van de stand hierop aan te passen.

Bepaal het budget:
Het is eenvoudig om veel geld te spenderen aan de aanwezigheid op een beurs. Standbouw, advertenties, uitnodigingen, voorbereidingen van demonstraties, give-aways: alles vraagt een investering. Probeer daarom vooraf te bepalen wat u wilt of kunt besteden en bepaal of het reŽel is om te veronderstellen dat u met dit budget uw doelstellingen kunt realiseren. Is er onvoldoende budget? Overweeg dan alternatieve methoden om uw marketingdoelstellingen te realiseren.

Kies de juiste plaats:
U weet ongetwijfeld uit ervaring dat de locatie van uw stand op de beurs essentieel is voor het aantal spontane bezoekers dat u kunt verwachten. De gemiddelde route van de bezoekers kan er wel eens in resulteren dat men uw stand niet of amper ziet. Als u vaker op een jaarlijks evenement aanwezig bent, kan het lonen om dezelfde plaats te claimen. Vaste bezoekers weten u dan eenvoudiger te vinden.

Onderhandelen rendeert:
Beursorganisaties ondervinden veel hinder van nieuwe, alternatieve marketingkanalen die bijvoorbeeld aan het Internet zijn gerelateerd. Bovendien zijn beurzen extreem gevoelig voor economische trends. Probeer daarom te onderhandelen over de voorwaarden voor deelname. Vaak loont het de moeite.

Doe het goed of doe het niet:
Elke beurs kost tijd, geld en veel energie. De investering die ermee gepaard gaat is enorm. Bepaal daarom vooraf of u het wel wilt doen of niet. Er zijn veel alternatieve manieren om uw geld te besteden. Als u besluit om op de beurs of het evenement aanwezig te zijn, doe het dan ook zo goed mogelijk. Zorg voor een representatieve stand en breng uw boodschap zo goed mogelijk over. Lever geen half werk. U kunt beter door de bezoekers gemist worden dan op een negatieve manier onder de aandacht komen.

Benoem een projectmanager:
Een goede organisatie van een beurs vereist nogal wat. Vooral voor grotere evenementen is het onmisbaar om een projectmanager te benoemen die als centraal aanspreekpunt fungeert en die de verantwoordelijkheid neemt om van het evenement een succes te maken.

Bereid het evenement planmatig voor:
Maak voor een checklist met zaken die geregeld moeten zijn. Denk aan drukwerk, demonstraties, acties, standbouw en alles wat voorafgaand aan de beurs geregeld moet zijn. Benoem deliverables en maak een duidelijke planning. Bedenk dat sommige zaken nogal wat voorbereiding vergen. Maak voor de beurs zelf een draaiboek.

Nodig uw relaties uit:
Vertrouw niet alleen op de wervende capaciteiten van de organisatie van de beurs. Nodig ook zelf relaties uit voor een bezoek op uw stand. Vooral voor suspects en prospects kan beursbezoek interessant zijn. De drempel is laag en een bezoek kan met beursbezoek worden gecombineerd. Een goede stand kan het beeld dat uw relaties van u hebben bovendien bevestigen of zelfs versterken. Zorg er trouwens wel voor dat u op uw stand gelegenheid heeft om even rustig met uw bezoek zaken te bespreken, al dan niet onder het genot van een kopje koffie.

Bouw alles tijdig op:
Neem voor alle voorbereidingen voldoende tijd. Maar zorg er vooral voor dat de stand op tijd is opgebouwd. Doe het liever de dagen voorafgaand aan het evenement als het mogelijk is. Niets is zo knullig als een stand die nog opgebouwd wordt als de eerste bezoekers als rondlopen op het evenement. Bovendien veroorzaakt het onnodige stress bij de standbemanning.

Zorg voor backup-scenario's:
Een ding is zeker: er gaat altijd iets mis. Bedenk vooraf wat er mis kan gaan. Is er drukwerk dat te laat kan komen? Zijn er mensen die op het laatste moment kunnen afhaken? Zijn er demo's die verkeerd kunnen gaan? Denk, indien mogelijk, vooraf al na over backup-scenario's.

Organiseer een kickoff-meeting:
Breng alle betrokkenen voorafgaand aan de beurs bij elkaar. Neem het draaiboek door en maak duidelijk dat een ieders inzet het succes van de beurs bepaalt. Zorg voor commitment bij alle betrokkenen.

Maak een beursplanning met standbemanning:
Stel vooraf een schema op met een planning voor de bemanning van de stand. Zorg ervoor dat op elke dag van het evenement voldoende mensen voorhanden zijn om de stand te bemensen. Houd rekening met eventuele ziekte door extra mensen achter de hand te hebben. Benadruk vooraf dat aanwezigheid op de beurs geen vrijblijvende exercitie is.

Tijdens het evenement...

Benoem een standmanager:
Het is handig als vooraf bekend is wie de activiteiten op de stand coŲrdineert. Deze persoon heeft het overzicht over de standbemanning en controleert of alles loopt zoals het zou moeten lopen. De rol van deze persoon moet door alle betrokkenen erkend worden. De standmanager (of daymanager) vervult een cruciale rol tijdens de beurs.

Begin en eindig de dag formeel:
Beurzen en evenementen hebben vaak een officieel begin- en eindtijdstip. U weet dus precies wanneer uw stand klaar moet zijn voor ontvangst van bezoekers. Bouw aan het begin van de dag een formeel moment in waarin u met u team voor die dag de gang van zaken doorneemt en daarnaast bespreekt waarop men die dag extra moet letten. Worden er bepaalde bezoekers verwacht? Zijn er demo's die wel of niet goed werken? Bedank iedereen aan het eind van de dag voor zijn of haar inzet en bespreek direct wat voor de volgende dag beter kan of wat juist goed ging..

Zorg voor goede opvolgingsaanpak:
Maak een elektronisch of papieren opvolgingsformulier waarin gegevens over een lead vastgelegd kunnen worden. Of gebruik een andere methode. Maar bedenk in elk geval vooraf wat u van uw bezoekers wilt vastleggen en hoe u dat gaat doen. Zijn NAW-gegevens voldoende of heeft u meer informatie nodig voor een goede opvolging?

Zorg voor een goede bezetting:
Als u een grotere stand heeft, zorg er dan voor dat uw mensen over de stand verspreid zijn en paraat staan om uw bezoekers te ontvangen en tot dienst te zijn. Plaats eventueel een aantal mensen net buiten uw stand om mensen aan te spreken in het gangpad.

Zorg voor een aandachttrekker:
Het aantrekkelijke van beurzen is voor bezoekers dat vaak veel aanbieders zich presenteren, waardoor het eenvoudig is om diverse partijen met elkaar te vergelijken in een relatief kort tijdsbestek. Het is daarom zaak dat u zich op een positieve manier weet te onderscheiden. Bezoekers weten u sneller te vinden en bovendien zal men zich uw stand achteraf beter herinneren.

Spreek mensen aan:
Verplaats uzelf eens in uw bezoekers. Mensen moeten even een spreekwoordelijke drempel over voordat ze een stand opgaan en om informatie vragen. Help mensen door zelf de eerste stap te nemen. Wees daarbij niet te agressief, maar probeer op een rustige manier het gesprek aan te knopen.

Gebruik de juiste gesprekstechnieken:
Als u met bezoekers in gesprek bent, probeer dan eerst te achterhalen wie voor u staat. Begin zelf niet met praten, maar stel eerst enkele vragen om een beeld te krijgen van de motieven van uw bezoeker. Een gesprek op een stand is in feite een verkort verkoopgesprek. Bepaal de behoefte van uw gesprekspartner en bepaal op basis daarvan welke informatie relevant is. Bedenk dat op beurzen en evenementen ook veel concurrentie aanwezig is.

Prioritiseer uw bezoekers:
Als het druk is op het evenement en als er veel bezoekers op uw stand komen, bedenk dan goed aan welke bezoekers u veel tijd wilt besteden. Zo kunt u op een beurs bijvoorbeeld de volgende standbezoekers verwachten:

  1. De student - Zoekt een werkgever of informatie voor een scriptie
  2. De jager - Is op zoek naar gadgets en hebbedingetjes
  3. De spion - De concurrent die komt kijken wat u te bieden heeft
  4. De relatie - Een bestaande relatie van weinig commerciŽle betekenis
  5. De partner - Een bestaande zakelijke relatie
  6. De klant - Een bestaande klant
  7. De suspect - Mogelijk een nieuwe klant, nog niet gekwalificeerd
  8. De prospect - De mogelijke nieuwe klant

Het spreekt vanzelf dat u bij voorkeur de meeste tijd en energie stopt in het aangaan van nieuwe relaties met commerciŽle potentie en het bestendigen van bestaande relaties van commerciŽle importantie. Bepreek daarom vooraf de beursstrategie met de standbemanning ten aanzien van de te verwachten bezoekers.

Beleef plezier aan de beurs:
Een beurs of soortgelijke evenementen zijn vaak sociale ontmoetingsplaatsen voor mensen die actief zijn binnen een bepaalde markt of een bepaald segment. Bovendien werkt u met een team gezamenlijk aan een bepaald resultaat. Probeer daarom een plezierige, maar doelgerichte sfeer te creŽren, waarin mensen intrinsiek gemotiveerd worden om tot optimale prestaties te komen, maar bovendien ook met veel plezier hun werk doen. Als u geen plezier aan een beurs beleeft, kunnen de dagen erg lang duren. Gebrek aan enthousiasme is bovendien direct zichtbaar bij de bezoekers van uw stand.

Na het evenement...

Zorg voor een snelle opvolging:
Na het evenement zijn bezoekers u vaak snel weer vergeten. Laat daarom snel na de beurs iets van u horen waarin u uw organisatie nogmaals onder de aandacht brengt. Stuur bijvoorbeeld een brief of mail waarin uw bezoekers bedankt voor hun interesse en kondig direct aan dat u hen zult benaderen voor een mogelijke vervolgafspraak. Het verhoogt de attentiewaarde van uw organisatie en het geeft u (kort) de tijd om gegevens te verzamelen en de opvolging voor te bereiden.

Zorg voor een goede opvolging:
Als u iets heeft beloofd tijdens het evenement, zorg dan u uw beloften nakomt. Maak een lijst met leads en werk deze gestructureerd af. Prioritiseer leads en begin met de meest waardevolle en veelbelovende leads. Zorg ervoor dat alle leads op een goede manier worden opgevolgd door u of uw commerciŽle medewerkers. Maak daartoe een heldere verdeling.

Bepaal het effect en leg resultaten vast:
Werk de lijst met leads bij. Voer gegevens in uw CRM-systeem in en maak voor u zelf inzichtelijk wat de waarde van de beurs na verloop van tijd is geweest. Heeft u uw doelstellingen bereikt? Aan welke trajecten heeft de beurs een bijdrage geleverd? Welke relaties zijn als gevolg van de beurs ontstaan? Heeft u feedback ontvangen naar aanleiding van de beurs?

Maak eventueel een beursverslag (lessons learned):
Evalueer na afloop van het evenement de gang van zaken met betrokkenen. Bepaal of de beurs succesvol was. Wat ging goed? Wat ging minder goed? Leg eventueel een aantal zaken vast ter verbetering van de gang van zaken bij toekomstige beurzen.

Veel succes en plezier tijdens uw evenementen!


Dit artikel is samengesteld door Management Start.

Reageer op dit artikel...