Voor het succesvol oplossen van een conflict gelden twee basisvoorwaarden. Allereerst moeten alle betrokken partijen erkennen dat er sprake is van een conflict. Zonder deze erkenning zal niemand bereid zijn om te investeren in een oplossing. Ten tweede moet bij alle partijen de wil aanwezig zijn om het conflict te beëindigen. Deze bereidheid is niet vanzelfsprekend, omdat sommige partijen baat kunnen hebben bij het voortbestaan van het conflict.
Het oplossen van een conflict vraagt om een gestructureerde aanpak in vijf stappen. De eerste stap richt zich op het in kaart brengen van relevante onderwerpen. Dit betekent het identificeren van thema's waarover onenigheid bestaat en het bepalen voor welke partijen deze onderwerpen belangrijk zijn. In de tweede stap worden de standpunten van alle partijen verhelderd. Voor elk onderwerp worden doelen, belangen en grenzen vastgesteld. Ook wordt gekeken naar wat onbespreekbaar is, wat emoties oproept en wat minimaal en maximaal gewenste resultaten zijn. De derde stap focust op het opzetten van communicatie. Dit omvat het benoemen van betrokkenen, erkennen van hun bevoegdheid en het maken van praktische afspraken over locatie en tijdstippen. Ook worden afspraken gemaakt over respectvolle communicatie. Stap vier draait om het onderhandelingsproces. Standpunten worden uitgesproken en verhelderd. Door stapsgewijs te werken en tussenresultaten vast te leggen, ontwikkelt zich een oplossing. De laatste stap betreft het bekrachtigen van de overeenkomst. Afspraken worden vastgelegd in een contract, ondertekend door alle partijen. Er worden duidelijke afspraken gemaakt over implementatie, monitoring en evaluatie van de nieuwe situatie.
Een onafhankelijke bemiddelaar kan helpen om vastgelopen situaties vlot te trekken. Deze persoon kan de verschillende standpunten verhelderen en mogelijke oplossingsrichtingen verkennen. Het succes van bemiddeling hangt af van de erkenning en het respect dat alle partijen hebben voor de bemiddelaar.
Het onderhandelingsproces vraagt om een zakelijke en respectvolle benadering. Partijen spreken hun standpunten uit en maken deze voor elkaar inzichtelijk. Door stap voor stap te werken en tussenresultaten vast te leggen, ontstaat geleidelijk ruimte voor een oplossing.
Het bekrachtigen van de bereikte overeenstemming vormt de laatste fase. Dit gebeurt door:
Formele vastlegging: De gemaakte afspraken worden vastgelegd in een contractuele overeenkomst die door alle partijen wordt ondertekend. Dit schept duidelijkheid over de wederzijdse verplichtingen.
Implementatie en monitoring: Er worden concrete afspraken gemaakt over de start van de nieuwe situatie en hoe de naleving van de overeenkomst wordt bewaakt. Periodieke evaluatie kan helpen om nieuwe conflicten te voorkomen.
De kwaliteit van communicatie speelt een doorslaggevende rol bij zowel het ontstaan als het oplossen van conflicten. Veel zakelijke conflicten zijn te voorkomen door tijdig, helder en volledig te communiceren over belangrijke zaken. Door hier vooraf in te investeren wordt voorkomen dat later onnodig veel tijd en energie verloren gaat aan het oplossen van problemen.
Visualiseer de situatie: Het gebruik van overzichten en schema's kan helpen om complexe conflictsituaties inzichtelijk te maken. Dit vergemakkelijkt het vinden van verbanden en mogelijke oplossingen.
Zoek naar verbindingen: Door relaties te leggen tussen verschillende onderwerpen ontstaan vaak nieuwe mogelijkheden voor een compromis. Dit vraagt van alle partijen de bereidheid om verder te kijken dan het eigen standpunt.
Door deze gestructureerde aanpak te volgen kunnen ook complexe zakelijke conflicten worden opgelost. Het vraagt tijd en inspanning van alle betrokkenen, maar voorkomt dat conflicten onnodig escaleren en relaties blijvend beschadigen.
