Startpagina  | Terug  |   © 2006
 
 

Kennismaking met PRINCE2

Waarom mislukken veel projecten?

Veel projecten mislukken - sommige mislukte projecten halen de krant, maar het grootste deel wordt maar al te snel vergeten. Er zijn veel verschillende redenen voor mislukking van een project. Enkele vaak voorkomende oorzaken zijn:

  • Gebrek aan coördinatie van resources en activiteiten
  • Gebrek aan communicatie met de betrokken partijen, wat leidt tot levering van producten die niet voldoen aan de wensen van de eindgebruiker.
  • Slechte inschatting van ontwikkeltijd en kosten, hetgeen leidt tot overschrijding van deze schatting.
  • Onvoldoende meetbare resultaten
  • Inadequate planning van resources en activiteiten.
  • Gebrek aan overzicht op de voortgang zodat onduidelijk is wat de status van het project is, totdat het te laat is.
  • Gebrek aan kwaliteitscontrole, resulterend in de levering van producten die onacceptabel zijn of onbruikbaar.
  • Zonder een projectmanagementmethode zullen degenen die opdracht geven voor een project, degenen die het managen en degenen die eraan werken verschillende ideeën hebben over hoe het project georganiseerd zou moeten zijn en wanneer de verschillende aspecten ervan af zouden moeten zijn.

De betrokkenen zullen geen duidelijkheid hebben over welke mate van verantwoordelijkheid en autoriteit ze hebben en daardoor zal er vaak verwarring ontstaan. Zonder een projectmanagement methode worden projecten zelden tijdig en binnen acceptabele kosten worden afgemaakt - dit geldt in het bijzonder voor grootschalige projecten. Een goede projectmanagement methode geeft richting aan het project middels gecontroleerde, zichtbare activiteiten met als doel de gewenste resultaten te bereiken. PRINCE2 wendt de principes van goed projectmanagement aan om de bovenstaande problemen te omzeilen en draagt op die manier bij aan het bereiken van een goed resultaat. Enkele belangrijke uitgangspunten van PRINCE2 zijn:

  • Een project is een eindig proces met een duidelijk en definitief begin- en eindpunt.
  • Projecten moeten altijd gemanaged worden willen ze succesvol afgesloten kunnen worden.
  • Om maximale toewijding aan het project te bereiken, is het belangrijk dat het bij alle betrokken partijen duidelijk is waarom het project nodig is, wat het beoogt te bereiken, hoe het resultaat bereikt wordt, en wat hun verantwoordelijkheden zijn binnen het project.

Waarom PRINCE2?

PRINCE2 biedt voordelen voor managers en bestuurders van projecten en aan organisaties, door gecontroleerd gebruik van resources en de mogelijkheid om zakelijke en projectmatige risico's beter en effectiever te beheren.

PRINCE2 biedt gevestigde technieken voor projectmanagement die in de praktijk hun nut bewezen hebben. PRINCE2 wordt in een brede omgeving gebruikt en toegepast, zodat het een gemeenschappelijke taal kan zijn voor alle deelnemers aan het project. PRINCE2 moedigt formele bevestiging van verantwoordelijkheden binnen een project aan en focust op wat, waar, wanneer en voor wie een project een product moet opleveren. PRINCE2 voorziet projecten met:

  • Een gecontroleerde en georganiseerde start, midden en eindfase
  • Regelmatige controle op de voortgang tegen de planning en tegen de Business Case flexibele beslissingspunten
  • Automatische management controle op afwijkingen op het plan
  • De betrokkenheid van management en aandeelhouders op de juiste momenten en plaatsen gedurende het project
  • Goede communicatiekanalen tussen het project, projectmanagement, en de rest van de organisatie.

Wat is PRINCE2 nu precies?

Een goed start punt om de vraag “Wat is PRINCE2” te beantwoorden, is exact te begrijpen wat PRINCE2 niet is. Prince 2 is geen computer programma. PRINCE2 is geen planningstool zoals Microsoft Project dat bijvoorbeeld wel is. PRINCE2 is geen wet van meden en perzen. Het is ontwikkeld om op een flexibele manier tegemoet te komen aan specifieke wensen en eisen. PRINCE2 is niet, zoals sommige voorgangers, onnodig bureaucratisch of star. PRINCE2 is niet voorbehouden aan grote IT projecten. Het kan als methodiek toegepast worden op alle mogelijke soorten en maten projecten. PRINCE2 geeft geen garantie tot succesvolle projectresultaten, maar het kan zeker helpen om beschamende en kostbare projectrampen te voorkomen.

Op het laagste niveau is PRINCE2 een boek dat is ontwikkeld door de Britse overheid dat een gestructureerde methode beschrijft voor de benadering, het beheersen en afsluiten van een project van elke soort en maat.

Zoals de naam al suggereert is PRINCE2 niet de eerste poging om een gestandaardiseerde benadering voor projecten te ontwikkelen. De historie van PRINCE2 gaat terug naar 1975 toen het bedrijf Sympact Systems Limited de PROMPT methode ontwikkelde met als doel om een raamwerk voor het beheer van grote projecten te creëren.

In 1984 adopteerde de Britse overhead de PROMPT methode en mandateerde het gebruik ervan voor het beheren van grote IT projecten bij verschillende departementen. In die periode had de CCTA de verantwoordelijkheid om PROMPT te implementeren en het gebruik te promoten binnen de overheid IT afdelingen.

Gedurende 1987 besloot de CCTA dat het nodig was om een bijgewerkte versie van PROMPT te ontwikkelen die meer gebaseerd was op actueel gebruik en nieuwe ideeën en gedachten rond project management, zoals product Based planning, Quality management en Open lifecycle planning. Het resultaat van deze update activiteit was de release van Prince in 1989

Prince is een acroniem van Projects in Controlled Environments en één van de redenen waarom de naam PROMPT niet is gehandhaafd, is dat het de CCTA in staat stelde om Prince als public-domain methode te verklaren. Dit betekende dat iedereen Prince mocht gebruiken zonder bepaling van licentiekosten. De enige kosten zaten in het aanschaffen van de handleidingen zelf en elke vorm van training die nodig zou zijn.

PRINCE2 was enorm succesvol in het verbeteren van de kwaliteit van IT projectmanagement bij overheidsinstanties en het vond tevens een goede toepassingsmogelijkheid bij veel grote IT afdelingen in de particuliere sector. Er ontstond echter ook een behoefte naar een eenvoudiger versie van de methode en naar een methode die meer generiek toepasbaar was naar kleinere en niet aan IT gerelateerde projecten

Als gevolg daarvan startte de CCTA een groot samenwerkingsproject met een aantal externe organisaties, en het resultaat daarvan was PRINCE2, dat werd geïntroduceerd in 1996. In 2001 veranderde de CCTA zijn naam in OGC en u zult waarschijnlijk op een aantal documenten nog een verwijzing naar de CCTA tegen komen. Gedurende 2001 is tevens een derde update over de methode geïntroduceerd.

Ondanks het feit dat PRINCE2 een OGC product is waarvan de rechten exclusief bij OGC liggen, is het principe van Public Domain steeds gehandhaafd en zitten eventuele kosten alleen in de gebruikersdocumentatie en eventuele opleidingen.

Om te helpen bij het promoten van de PRINCE2 methodiek, werkt de OGC samen met een aantal organisaties, zoals The Stationary Office die de gebruikersdocumentatie produceren en de APM groep die de documentatie verkoopt en verantwoordelijk is voor de training en examen richtlijnen. De aanvankelijke trigger om een methode als Prince te ontwikkelen was het grote aantal mislukkingen en de hoge kosten die daarmee gemoeid waren in grote publieke IT afdelingsprojecten.

Wat is de kracht van PRINCE2?

PRINCE2 ondervangt de genoemde redenen voor het mislukken van projecten door;
- Projecten alleen te accorderen als deze het gevolg zijn van een goed doordachte business case waarin de balans tussen de voordelen van het project en de risico’s en kosten juist tegen elkaar zijn afgewogen.
- Aandacht te focussen op de kwaliteit van de producten die binnen het project worden opgeleverd
- Communicatiekanalen en middelen te leveren voor alle medewerkers betrokken binnen een project.
- Te garanderen dat het werk voortgang vindt in de juiste volgorde en voortgang goed duidelijke is voor het management.
- Toe te staan dat het project onder controle van het management wordt gestopt en, als nodig, weer wordt opgestart.

In aanvulling op deze grote voordelen in termen van verbeteren van de project resultaten, heeft PRINCE2 ook het voordeel dat het een Public domain methode is die door iedereen gratis gebruikt kan worden. Het feit dat PRINCE2 de facto standard is geworden voor het managen van projecten, betekent dat de kennis en praktische vaardigheden in het toepassen van PRINCE2 ruim beschikbaar zijn in de markt. PRINCE2 wordt feitelijk zo breed gebruikt, dat er een goed georganiseerde gebruikersgroep is, die zich inzet voor de ondersteuning, promotie en versterking van de methode.

Terwijl de meeste projecten van welke omvang dan ook tegenwoordig vergezeld gaan van het gebruik van een geautomatiseerd planningsprogramma gaat PRINCE2 daar niet van uit. PRINCE2 geeft slechts aan dat er een planning gemaakt moet worden, niet hoe dit moet worden gedaan. Feitelijk is het waar, dat PRINCE2 over het algemeen aangeeft wat moet worden gedaan en waarom. PRINCE2 geeft niet aan hoe de werkzaamheden plaats moeten vinden. PRINCE2 is niet voorschrijvend, maar beschrijvend en het is ontworpen om geïnterpreteerd en toegepast te worden naar de behoeften van het project dat wordt overwogen.

Om belangrijke taken succesvol af te ronden, zijn er vier aspecten die telkens goed overwogen moeten worden;
De methode die we willen gebruiken, met andere woorden hoe wilt u het werk benaderen ? Hoe gaan we het werk organiseren ? Wat zijn de belangrijkste zaken waar we rekening mee moeten houden ? Wie zal waarvoor verantwoordelijk zijn ? Hoe zal de voortgang worden bewaakt en gecommuniceerd ? Procedures, wat feitelijk de werkinstructies zijn die vertellen wat er moet gebeuren en de volgorde waarin de werkzaamheden plaats moeten vinden.Technieken, de trucs en middelen of de vaardigheden die moeten worden gebruikt om het werk voor elkaar te krijgen. En tenslotte Tools, de hulpmiddelen die we gebruiken om het werk te faciliteren of ondersteunen.

Deze tekst is samengesteld door Management Start.
(c) 2005

Reageer op dit artikel...