Selectie van personeel bij reorganisaties

Moeilijke beslissingen

Een van de redenen waarom managers en leidinggevenden vaak meer verdienen dan operationeel medewerkers, heeft te maken met het feit dat managers in moeilijke tijden op cruciale momenten een afgewogen beslissing moeten durven te nemen. Een beslissing ten gunste van de toekomst van de organisatie maar soms ten koste van het individu. Elke manager krijgt vroeg of laat te maken met een scenario waarin keuzes gemaakt moeten worden over mensen. In een positief scenario gaat het daarbij bijvoorbeeld om het verlenen van een bonus of een bevordering. In een minder positief geval gaat het om een reorganisatie en boventalligheid van een aantal medewerkers.

Dat zijn de momenten waarop van u de nodige zorgvuldigheid mag worden verwacht. Uw medewerkers mogen er op vertrouwen dat u met een weloverwogen en verstandig besluit komt. Een besluit dat misschien niet door iedereen gewaardeerd, maar bij voorkeur wel gerespecteerd wordt.

Vooral bij een reorganisatie is zorgvuldig handelen erg belangrijk. Wellicht is het daarom aan te bevelen om stapsgewijs tot een beslissing te komen. Een stappenplan zou er bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien:

1. Breng voor uzelf in kaart waarover u moet beslissen en wat de impact van die beslissing is.
2. Benoem de criteria op basis waarvan u uw beslissing wilt nemen.
3. Verzamel de informatie die u nodig heeft om te kunnen beslissen.
4. Maak uw keuze en neem uw beslissing.
5. Bedenk hoe u deze beslissing wilt communiceren en effectueren.
6. Implementeer uw besluiten.

Een weloverwogen beslissing is vaak beter te beargumenteren. Door een stapsgewijze aanpak kanaliseert u uw eigen emoties en heeft u wellicht meer het idee ook echt achter uw besluiten te kunnen staan. Een beslissing met impact roept altijd emoties op. Emoties kunnen bij reorganisaties voor veel dynamiek zorgen. Een goede voorbereiding geeft u in elk geval voldoende mogelijkheid om standvastig te zijn en uw standpunten te verdedigen.

Selectie van personeel

Als bij een reorganisatie een keuze gemaakt moet worden uit uw personeelsbestand, dan is het te hopen dat er voldoende informatie voorhanden is. In eerste instantie is het belangrijk dat u weet op basis van welke factoren u uw beslissing neemt. De kwaliteit van medewerkers, de relatie met opdrachtgevers en de benodigde bezetting op projecten kunnen valide aspecten zijn om uw beslissing op te baseren.

Als we bijvoorbeeld kijken naar de kwaliteit van personeel, dan is het handig als u kunt beschikken over objectieve gegevens, zoals verslagen van beoordelingegesprekken, evaluaties door klanten of scores op indicatoren als bezettingsgraad of productiviteit. In sommige gevallen beschikt u echter niet of onvoldoende over dergelijke gegevens. In dat geval kunt u ervoor kiezen om zelf (of met hulp van collegae) uw medewerkers te beoordelen en selecteren.

Als voorbeeld gebruiken we hier een Microsoft Excelsheet om ons te helpen personeel te beoordelen en selecteren. Als eerste moeten we beslissen op basis van welke criteria we een selectie willen maken. We kiezen of benoemen daarvoor een aantal competenties. In dit geval de volgende tien:

1. Inhoud - Medewerker is inhoudelijk deskundig en kwalitatief van toegevoegde waarde
2. Commercie - Medewerker is commercieel bewust, actief en capabel
3. Flexibilitieit - Medewerker heeft een flexibele, klantgerichte en resultaatgerichte houding
4. Pro-activiteit - Medewerker vertoont pro-actief meewerkend en meedenkend gedrag
5. Zelfkritisch - Medewerker heeft een reëel zelfbeeld, is kritisch op eigen functioneren en bezig met persoonlijke ontwikkeling
6. Mobiliteit - Bereidheid tot reizen, inzet op afwijkende tijden en afwijkende plaatsen
7. Productiviteit - De inzet van de medewerker leidt tot goede resultaten in kwantitieve en kwalitatieve zin, ook in verhouding tot het salaris.
8. Communicatie - De medewerker communiceert open, constructief en frequent naar werkgever en opdrachtgever.
9. Commitment - De medewerker is gecommitteerd om bij te dragen tot continuïteit van de onderneming.
10. Werkwijze - De medewerker conformeert zich aan methoden en werkt nauwgezet en accuraat.

Op basis van deze tien competenties hebben we het volgende Excel-document opgebouwd: Personeelsbeoordeling.xls
U kunt dit document naar eigen inzicht aanpassen en inzetten.

Op het eerste blad van het document hebben we deze tien criteria geplaatst. Tevens geven we op deze sheet aan welke wegingsfactor we toekennen aan elk criterium voor een specifieke functie. In dit geval hebben we drie functies benoemd. Elk criterium wordt daarbij gewogen met een factor van nul tot drie.

Op de volgende sheets in het bestand wordt vervolgens gescoord. U plaatst uw medewerkers in de sheet en brengt uw score per criterium aan. De wegingsfactor wordt van de eerste sheet overgenomen. In het voorbeeld zijn we uitgegaan van 20 medewerkers voor functie A en 10 medewerkers voor functie B en functie C.

Nadat u alle scores heeft ingevuld, wordt automatisch de totaalscore ingevuld. Door te sorteren (menu Data - Sorteren) op de totaalscore (kolom N, aflopend) wordt de ranglijst van uw personeel zichtbaar. U heeft nu voor uzelf inzichtelijk gemaakt wie volgens u in aanmerking te komen om te blijven bij de reorganisatie en wie er eventueel zuo moeten vertrekken.

Uiteraard kunt u dit hulpmiddel combineren met andere hulpmiddelen om uw keuze te bepalen. Ook kunt u ervoor kiezen om door meerdere mensen de scores te laten invullen om tot een objectief beeld te komen.

Het maken van keuzes in dergelijke situaties is vaak niet leuk. Maar het is uw taak als manager om te zorgen voor continuïteit voor de organisatie en daarmee voor werkgelegenheid voor de meerderheid van uw medewerkers. U moet dan soms beslissingen nemen die negatief uitvallen voor individuele medewerkers. Als u uw beslissingen zorgvuldig neemt en vervolgens respectvol uitvoert, dan zal dat uiteindelijk in de meeste gevallen leiden tot begrip en acceptatie bij uw medewerkers.

Deze tekst is samengesteld door Management Start.
(c) 2006

Reageer op dit artikel...