De Deming-cirkel: Plan, Do, Check, Act (PDCA)

Auteurs:

De Amerikaan W. Edwards Deming (1900-1993) is een van de pioniers binnen het vakgebied van kwaliteitscontrole en kwalitetsmanagement. Samen met de naar Amerika geëmigreerde Roemeen Joseph Juran (1904) legde hij in het na-oorlogse Japan de basis voor het huidige kwaliteitsdenken en het zogenaamde 'Total Quality Management' (TQM). De ideeën van Deming en Juran werden in Japan enorm gewaardeerd en hebben een grote bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van Japan na WOII. Later kwam ook in de Verenigde Staten de erkenning. In zijn zeer bekende boek 'Out of the Crisis' (1982) presenteert Deming 14 belangrijke principes voor management binnen Amerikaanse productiebedrijven. Veel van deze aanbevelingen worden nog steeds gebruikt binnen bedrijven om te komen tot optimale kwaliteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen.

Beschrijving:

Deming begint zijn betoog voor kwaliteitsmanagement in zijn boek met de schijnbare tegenstelling tussen productie en kwaliteit. In Amerikaanse productiebedrijven in die tijd zou elke manager en productiemedewerker hebben gesteld dat er een omgekeerd evenredig verband is tussen productie en kwaliteit. Hoe meer productie, hoe lager de kwaliteit. De reden hiervoor was volgens de betrokkenen dat er meer fouten gemaakt werden of dat er zaken dubbel gebeuren. Goed kwaliteitsmanagement kan volgens Deming de tegenstelling tussen productie en kwaliteit opheffen.

De 14 principes voor (kwaliteits)management van Deming vatten we hieronder kort samen:

1. Het management van de organisatie moet doelgericht werken en daarom een doel formuleren.
2. Dat doel moet bij iedereen in de organisatie bekend zijn.
3. Laat kwaliteitscontrole van producten niet te intensief zijn zodat onnodig resources worden aangewend.
4. Zorg voor professionele inkoop, waarbij het niet alleen om het laagste tarief gaat.
5. Zorg door innovatie en procesoptimalisatie door een cyclus van continue verbetering.
6. Zorg ervoor dat de juiste vaardigheden binnen de organisatie aanwezig zijn.
7. Zorg voor effectief leiderschap
8. Zorg ervoor dat mensen zich zeker en gesteund voelen zodat ze goed werk kunnen en durven leveren. Ban angst uit.
9. Zorg voor samenwerking tussen unit en afdelingen. Slecht muren waar nodig.
10. Gebruik geen holle frasen, slogans en onvoldoende onderbouwde doelstellingen om het personeel te motiveren. Dit werkt slechts averechts.
11. Schaf kwantitatieve targets af. Leg meer nadruk op de productiviteit van het proces.
12. Hef belemmeringen op die goed werk verhinderen. Zorg bijvoorbeeld voor deugdelijk gereedschap. Schaf de jaarlijkse beoordeling af als dit angst onder personeel veroorzaakt.
13. Zorg voor een goede algemene scholing en ontwikkeling van medewerkers.
14. Stel een actieplan op om de zogenaamde 'dodelijke' belemmeringen en ziektes te overwinnen.

De zeven 'dodelijke ziektes' binnen een organisatie zijn volgens Deming gebrek aan doelgerichtheid, de nadruk op korte-termijn-winst, kwantitatieve prestatiebeoordeling, verloop onder management, management op basis van alleen zichtbare kwantitatieve gegevens, overdadige ziektekosten en overdadige juridische kosten.

Een aantal belangrijke belangrijke belemmeringen of obstakels voor een optimale bedrijfsvoering zijn volgens Deming bijvoorbeeld: de zoektoch naar alles-in-een-oplossingen, de verwachting dat automatisering en technieke de bedrijfsvoering wezenlijk veranderen en alle problemen kunnen oplossen, voorbeelden verkeerd interpreteren en imiteren, onvoldoende aandacht voor en kennis van statistische modellen en een verouderd systeem voor opleiding en ontwikkeling.

Alhoewel een aantal constateringen en beweringen van Deming wat gedateerd aandoen, geldt voor de meeste punten dat zijn wel degelijk valide en van waarde zijn voor veel van de organisaties in de hedendaagse zakelijke wereld.

De Deming-cirkel gaat over procesbesturing. Door het proces te beheren, probeert men een optimaal resultaat te bewerkstelligen. Deming stelt dat voor elk proces sprake moet zijn van een cyclus voor procesbeheersing. De cyclus (cirkel, spiraal, kring, wiel) van Deming is gebaseerd op de Plan-Do-See-cyclus van Walter A. Stewhart. Deming maakte er de Plan-Do-Check-Act-cyclus van, afgekort als PDCA-cyclus.

Voor elk bedrijfsproces wordt deze cyclus doorlopen om tot optimalisatie van het proces te komen en zo het resultaat van het proces te maximaliseren. de cuclus eindigt derhalve ook niet na één doorloop. Deming stelt immers een continu verbeterproces voor.

Plan
De planningsfase. De doelstellingen voor het proces worden SMART gedefinieerd. Duidelijk moet worden wat de resultaten van het proces moeten zijn. Daarnaast is er aandacht voor de randvoorwaarden (beschikbaarheid middelen) en de belangen van de betrokkenen.

Do
Het proces wordt uitgevoerd en de resultaten worden gemeten.

Check
De bereikte resultaten worden vergeleken met de doelstellingen.

Act
Indien nodig worden acties uitgezet om de resultaten te verbeteren.

Vervolgens herhaalt de cyclus zich. De bedoelingen is dat het doorlopen van de cirkel leidt tot continue verbetering van de resultaten. De cyclus zorgt daarmee voor zowel kwaliteitsborging als kwaliteitsverbetering. De helling en de wig visualiseren deze mechanismen.

Opmerkingen:

Het werk van Deming kan moeilijk los worden gezien van de ideeën van Jospeh Juran. In Jurans 'Quality Control Handbook' uit 1951 introduceert Juran de drie prominente entiteiten van kwaliteit: kwaliteitsplanning, kwaliteitscontrole en kwaliteitsverbetering. Het werk van Juran ligt tevens ten grondslag aan het Six Sigma Model, dat streeft naar perfectie bij de inrichting van producten en diensten.

Het werk van Deming is tevens gerelateerd aan het Japanse Kaizen-denken (o.a Masaaki Imai), dat veel aandacht besteedt aan kwaliteitsbeheersing door het beheer van een vijftal fundamentele elementen.

Tip! Lees meer over kwaliteitsmanagement in de volgende boeken:

Deze tekst is samengesteld door medewerkers van Management Start.

Reageer op dit artikel...