Startpagina  | Terug  |   © 2008
 
 

Management van een buitenlandse vestiging

Manager zijn is op zich al een hele uitdaging. Maar u kunt zich wellicht voorstellen dat het managen van een buitenlandse vestiging een vak apart is. In dit korte artikel proberen we te achterhalen waarom het managen van een vestiging in het buitenland anders is en tevens behandelen we enkele tips die u kunnen helpen om succesvol leiding te geven aan een buitenlandse vestiging.

Wat maakt het managen van een buitenlandse vestiging een onderneming op zich?

De volgende zaken zijn verschillend als men het managen van een buitenlandse vestiging vergelijkt met het leidinggeven aan een lokale vestiging:

Er is sprake van verschil in taal en cultuur

Deze eerste opmerking ligt voor de hand. Er kan sprake zijn van cultuurverschil en naar alle waarschijnlijkheid is er sprake van een taalbarričre die overwonnen moet worden. Jezelf genuanceerd uitdrukken in een taal die niet je geboortetaal is, is soms erg lastig. Maar cultuurverschil blijkt in de praktijk vaak nog veel problematischer. De manier van uitdrukken, prioriteiten die gesteld worden, de waarde van afspraken, de gewoonte om zelf initiatief en verantwoordelijkheid te nemen: elk land heeft zo zijn eigen kenmerken als het gaat om de wijze waarop men zakelijk en privé communiceert en samenwerkt. Je enigszins verdiepen in deze lokale ongeschreven regels kan onnodige problemen voorkomen en kan succes dichterbij brengen.

Er is sprake van afstand

Als u als manager niet permanent fysiek op de buitenlandse vestiging aanwezig bent, is er sprake van afstand. Daarbij gaat het niet alleen om reisafstand. Natuurlijk, het kan veel tijd, energie en dus geld kosten om de vestiging te bezoeken. Belangrijker echter nog is dat er een psychologische afstand is. Afhankelijk van de frequentie en duur waarmee u uw vestiging bezoekt, zult u in meer of mindere mate worden gezien als een buitenstaander die bij elk bezoek de gebruikelijke dagelijkse routines komt doorbreken. U wordt wellicht erkend als leidinggevende, maar u zult zelden getuige zijn van natuurlijk gedrag van uw medewerkers. Bovendien zult u niet overal van op de hoogte zijn. Als men het u niet vertelt en als u er niet om vraagt, zult u nooit precies weten wat er gaande is. Nu hoeft dat wellicht ook niet, maar het is een factor om rekening mee te houden.

Moeders en dochters

Vaak is er bij buitenlandse vestigingen sprake van een hiërarchische moeder-dochter-relatie met alle dynamiek die daarbij hoort. Dochters kijken vaak op tegen de moeder, maar willen toch graag zelfstandig zijn. Moeders zien hun dochters graag gezond opgroeien en meer zelfstandigheid verkrijgen, maar hebben tegelijkertijd het liefst wel voldoende controle over de handel en wandel van hun dochters. Dochters luisteren wel naar de moeder, maar zullen soms ook bewust of onbewust gehoorzaam zijn. Moeders en dochters kunnen naar elkaar toegroeien en ook weer uit elkaar groeien. In een dergelijke situatie is het zaak voortdurend te blijven zoeken naar de juiste balans. U wilt immers dat uw buitenlandse dochteronderneming zelfstartend en zelfvoorzienend is. U wilt echter ook dat diezelfde dochter niet teveel uit de pas loopt en geen risico’s creëert die zelfs het moederbedrijf in verlegenheid kunnen brengen.

De kleine grote onderneming

De buitenlandse vestiging is in veel gevallen een kleinere entiteit dan het hoofdkantoor van het concern waartoe het behoort. In aantallen mensen, in beschikbaar budget en in lokale naamsbekendheid zal de buitenlandse vestiging het vaak af moeten leggen tegen het hoofdkantoor dat in het thuisland van de onderneming zetelt. In feite gaat het dus vaan om een kleinzakelijke omgeving binnen een groter concern. Dit heeft natuurlijk grote invloed op de wijze waarop binnen de lokale vestiging wordt gewerkt, hoe de taken worden verdeeld, hoe er wordt gecommuniceerd en hoe er leiding wordt gegeven. Zowel het dochterbedrijf als het moederbedrijf zullen die verschillen zien en het lijkt vooral zaak dat die verschillen als gegeven erkend worden. De buitenlandse vestiging kan zich niet voortdurend spiegelen aan het moederbedrijf en het moederbedrijf kan niet voortdurend haar eigen zakelijke realiteit op de dochterondernemingen projecteren.

Informele communicatie

De afstand tussen moederbedrijf en de buitenlandse vestiging is al genoemd. Eén aspect dat hiermee te maken heeft verdient expliciete aandacht. Hoe goed uw bedrijf ook is georganiseerd en wat u er ook aan gedaan heeft om de communicatie in uw bedrijf te optimaliseren: er zijn altijd vormen van communicatie die verloren gaan door het feit dat de twee bedrijfsvoeringen niet in het zelfde pand ondergebracht zijn: het gesprek bij de koffieautomaat, de discussie op de gang, de non-verbale communicatie van de directeur, de vreugde over een gewonnen order en de snelle vraag aan een drukke collega. Laten we al deze vormen van communicatie scharen onder de noemer informele communicatie. Een gebrek aan informele communicatie tussen twee partijen zorgt ervoor dat delen van boodschappen verloren gaan. Bovendien is informele communicatie een handig hulpmiddel als formele processen tekort schieten en er ‘iets geregeld moet worden’.

Tips uit de praktijk

Specifiek voor het managen van een buitenlands kantoor willen we dan ook een aantal tips uit de praktijk noemen die u wellicht kunnen helpen om ook met het buitenlandse kantoor succesvol te zijn:

  • Onbelemmerde communicatie:
    Zorg voor zo min mogelijk barričres in de communicatie tussen u en uw buitenlandse medewerkers. Spreek indien mogelijk hun taal. Wees bereikbaar en aanspreekbaar en wees vooral responsief. Uw buitenlandse medewerkers bouwen zo vertrouwen op dat ze bij u terecht kunnen als het nodig is en zullen u eerder in vertrouwen nemen.
  • Zichtbaarheid:
    Zorg ervoor dat u voldoende zichtbaar bent. Laat regelmatig van u horen en laat u regelmatig op de vestiging zien. U maakt daarmee ook de moedermaatschappij zichtbaar en verkleint daarmee de afstand tussen moeder en dochter.
  • Zorg voor informele communicatie:
    Ondanks dat informele communicatie met collegae op het hoofdkantoor lastiger is, kunt u deze vormen van communicatie wel stimuleren en faciliteren. Zorg dat de collegae elkaar wederzijds kennen door virtuele of werkelijke ontmoetingen te realiseren. Breng mensen met elkaar in contact. Stimuleer samenwerking buiten de grenzen van het eigen kantoor. Zorg voor videoconferencing-faciliteiten. Het zorgt ervoor dat medewerkers aan beide kanten de boodschappen in de formele communicatie beter op waarde kunnen schatten doordat men de context beter begrijpt. Het zorgt er ook voor dat mensen zich wel gebonden maar niet beperkt voelen door formele procedures en regels. En het voorkomt een ongezonde hiërarchische verhouding tussen personeel van het ‘hoofdkantoor’ en het ‘bijkantoor’.
  • Gecontroleerde zelfstandigheid:
    Mensen motiveren begint met het geven van verantwoordelijkheid. Dat geldt ook vuur uw buitenlandse kantoor. Maak duidelijk dat u uw medewerkers aldaar waardeert en nodig hebt omdat zij de lokale markt kennen en de lokale taal spreken. Geef hen bewegingsvrijheid en laat hen waar mogelijk zelfstandig beslissingen nemen. Zorg er aan de andere kant echter wel voor dat u weet wat er op de vestiging speelt. Zorg voor een goede financiële boekhouding en rapportage en zorg dat u onbeperkt inzicht heeft in de financiële situatie. Zorg tevens voor inzicht in de operationele processen op de diverse terreinen, bijvoorbeeld door bepaalde kengetallen te laten rapporteren.
  • Meedenken en meebeleven:
    Beperk niet alle activiteiten tot het hoofdkantoor. Laat de andere kantoren meedenken en maak hen deelgenoot van de vorderingen van het bedrijf. Laat hen meevieren als er een succes zit en laat hen meetreuren als het eens tegenzit. Het vergroot het draagvlak van beleid en zorgt voor grotere betrokkenheid.

Samengevat zou het credo moeten zijn: “Wat gij niet wil dat u geschiedt, doet dat ook een ander niet!” Deze Gulden Leefregel is ook van toepassing op het managen van een buitenlands kantoor. Behandel uw collegae zoals u ook behandeld zou willen worden. Gebruik uw gezond verstand en beleef veel plezier aan het werken met uw buitenlandse collegae!


Reageer op dit artikel...